Trasferte e tracciabilità delle spese: cosa cambia per reddito e contributi dal 2025
Le nuove regole su rimborsi spese e imponibilità in busta paga
In breve
Il pagamento in contanti comporta l’assoggettamento fiscale e contributivo delle somme rimborsate.
E’ importante aggiornare le procedure aziendali
Una gestione non conforme delle trasferte può generare:
- Maggior imponibile in busta paga
- Maggior costo contributivo per l’azienda
- Perdita della deducibilità ai fini IRES
- Rischi in caso di controllo fiscale
Le trasferte nel comune
Il D.Lgs. 192/2024 ha modificato l’art. 51 del TUIR stabilendo che i rimborsi di spese di viaggio e trasporto per trasferte comunali non concorrono al reddito se comprovati e documentati.
È stata superata la precedente formulazione che richiedeva documenti provenienti dal vettore.
Indennità chilometrica: quando è esente
L’utilizzo dell’auto propria del dipendente può essere rimborsato in esenzione fiscale se:
- Calcolato secondo le tabelle ACI
- Adeguatamente documentato
- Supportato da documentazione interna aziendale
Pedaggi e parcheggi: chiarimento dell’Agenzia delle Entrate
Le spese di pedaggio e parcheggio sono ora considerate “spese di viaggio” e, se documentate, non concorrono alla formazione del reddito.
Si tratta di un superamento dei precedenti orientamenti restrittivi.
Obbligo di tracciabilità: quando si applica
Dal periodo d’imposta 2025:
Per le trasferte in Italia, i rimborsi analitici di:
- Vitto
- Alloggio
- Viaggio
- Trasporto tramite taxi e NCC
sono esenti solo se pagati con strumenti tracciabili.
Sono ammessi:
- Bonifici
- Carte di credito/debito/prepagate
- Assegni
- PagoPA
- App di pagamento elettronico
Trasferte estere
Per le spese sostenute all’estero non è richiesto l’obbligo di pagamento tracciabile ai fini dell’esenzione.
Sistema di rimborso: irrilevante ai fini della tracciabilità
L’obbligo di pagamento tracciabile si applica indipendentemente dal sistema adottato:
- Forfettario
- Misto
- Analitico
Impatti per le imprese
Le aziende devono verificare:
✔ Aggiornamento delle policy trasferte
✔ Procedure interne di raccolta documentazione
✔ Modalità di pagamento utilizzate dai dipendenti
✔ Corretta gestione in busta paga
Addit non si limita alla gestione contabile del rimborso spese.
Analizziamo la policy trasferte aziendale, la coerenza tra regolamento interno, sistema di rimborso adottato e nuove disposizioni fiscali, al fine di prevenire criticità in busta paga e rischi contributivi.
Supportiamo l’impresa nell’adeguamento delle procedure interne e nella corretta gestione documentale, integrando la normativa fiscale nella governance aziendale.
Una gestione strutturata delle trasferte non è solo un adempimento formale, ma uno strumento di tutela economica e organizzativa per l’impresa.
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